”Paperipinojen kerääjät” uskovat, että heiltä puuttuu rautaista itsekuria ja luontaista järjestelmällisyyttä, ilmeni tekemässäni kyselyssä. Olen huomannut, että moni epäjärjestyksestä kärsivä uskoo ongelmansa johtuvan siitä, että on laiska tai muulla tavalla riittämätön ylläpitämään järjestystä. Itsekuri puuttuu, ei jaksa eikä pysty heti laittamaan papereita mappiin eikä ole syntynyt Marie Kondon geeneillä varustettuna. Tosiasiasiassa paperit kuitenkin pysyvät järjestyksessä ilman jatkuvaa skarppaamistakin.
Paperipinot pysyvät poissa vain rautaisella itsekurilla?
Toteutin kyselyni Paikka kaikelle -ryhmässä, jossa on paljon kodin järjestämisen eri vaiheissa olevia jäseniä. Kysyin, mitä he, joilla helposti kertyy paperipinoja, uskovat paperinsa järjestyksessä pitävien tekevän eri tavalla kuin he tekevät – mikä on paperinjärjestäjien salaisuus? Vastauksen sai valita anatamistani vaihtoehdoista, mutta kyselyyn voi lisätä myös oman vaihtoehtonsa. Kärkeen kiilasi erään ryhmän jäsenen lisäämä vaihtoehto: “He käyvät paperit heti läpi ja poistavat tarpeettomat, säilytettäville on joku järjestelmä”, joka sai yli 270 ääntä.
Suosiota saivat myös sellaiset väittämät kuin “he mapittavat paperit heti paikoilleen” ja “he vain ovat järjestelmällisiä”.
Avoimissa kommenteissa yllä olevat näkemykset saivat vahvistusta: “Tiedän että ratkaisu olisi järjestelmällisyys ja itsekuri yhdistettynä täydelliseen systeemiin”.
Jotkut itsensä papereiden kanssa järjestelmällisiksi kokevat halusivat myös jakaa oman salaisuutensa.
– “Minä laitan kaikki paperit heti oikeisiin paikkoihin niiden saavuttua. Laskut maksettaviin ja muut mappeihin”
– “Ei ole paperit sotkussa koska laitan heti paikalleen enkä säästä turhia. Tarkastan myös säännöllisesti onko pois heitettävää.”
Tiivistäen: “epäjärjestelmälliset” uskoivat paperien järjestyksen salaisuuden olevan siinä, että paperit käsitellään heti ja niille on jokin nerokas systeemi. “Järjestelmälliset” komppasivat tätä omasta kokemuksestaan käsin.
Kysyin kysymyksen, koska halusin kartoittaa paperien järjestämiseen liittyviä uskomuksia ja nimenomaan sellaisten uskomuksia, jotka itse kokevat, että paperit eivät pysy heillä järjestyksessä. Sain juuri sellaisia vastauksia, kuin odotinkin. Olen kuitenkin itse vahvasti eri mieltä vastaajien kanssa! Paperit voi saada järjestykseen ja myös pitää järjestyksessä ilman rautaista itsekuria, välitöntä mapittamista tai synnynnäistä järjestelmällisyyttä.
Jos vain et olisi niin laiska ja saamaton papereiden mapittamisessa…
Moni epäjärjestyksestä kärsivä uskoo ongelmansa johtuvan siitä, että on laiska tai muulla tavalla riittämätön ylläpitämään järjestystä. Itsekuri puuttuu, ei jaksa eikä pysty heti laittamaan papereita mappiin eikä ole syntynyt Marie Kondon geeneillä varustettuna.
Itse olen sitä mieltä, että laiskuutta ei ole olemassakaan, vain toiminnan esteitä. Ihmiskuvani perustuu ajatukseen, että ihminen tekee asiat aina niin hyvin kuin siinä tilanteessa ja niissä olosuhteissa pystyy.
Työssäni ammattijärjestäjänä olen hionut kykyäni havaita toiminnan esteitä. Käytän itseäni mittapuuna. Kutsuin kerran Paikka kaikelle -kurssin livelähetyksessä itseäni “mukavuudenhalun kuningattareksi” (johon eräs kurssilainen vastasi, että tuo kannattaisi laittaa käyntikorttiin). Tämän tittelin olen mielestäni ansainnut, koska olen “laiska” – niin mukavuudenhaluinen, että kiinnitän asiakkaiden kodeissa heti huomiota ratkaisuihin, joita en itse jaksaisi ylläpitää.
Moni nimittäin uskoo, että järjestämisongelmat ratkeaisivat vain sillä, että tavaroilla on omat paikat ja että tavarat laitetaan heti käytön jälkeen paikoilleen (esimerkiksi paperit mapitetaan sillä sekunnilla kun ne saapuvat postiluukusta). Harva kuitenkaan tähän kykenee pelkästään näillä eväillä, jos vaivattomuusperiaate on unohdettu.
Mieti, jos hammasharjallasi on paikka, mutta se on kannellisessa muovilaatikossa kylpyhuoneen peilikaapin päällä ja sen päällä on vielä kaksi muuta laatikkoa. Tarvitset jakkaran kaksi kertaa päivässä ylettyäksesi hammasharjaasi ja lisäksi kolmannen käden, jotta saat pideltyä kahta muuta laatikkoa sillä välin kun avaat hammasharjan laatikon kannen.
Kysymys kuuluu: jäisikö sinulla hammasharja lavuaarin reunalle vai hampaat pesemättä?
Mikä estää papereita pysymästä järjestyksessä?
Kukaan ei varmastikaan säilytä hammasharjaansa näin älyttömässä paikassa. Papereiden kohdalla on kuitenkin tavallista, että systeemeistä on muodostunut niin monimutkaisia, että niitä on vaikea ylläpitää. Vaihtoehtoisesti systeemit puuttuvat kokonaan.
Olen monta kertaa asiakkaan luona tarttunut mappiin, jonka välistä on tipahtanut pino paperia. Se ei ole asiakkaan vika, vaan mapin, joka ei ole lainkaan vaivattomuusperiaatteen mukainen tapa säilöä papereita: luokitteluja on vaivalloista muokata tai laajentaa ja rei’ittäjä on aina kadoksissa. Lisäksi mappeja usein säilytetään makuuhuoneen perillä yläkaapissa.
Ajattele tavanomaista kotiintulotilannetta: saavut postit kädessä kahden ison ostoskassin ja pissahätäisen lapsen kanssa. Paperit, lehdet ja mainokset on tyrkättävä lähimälle tasolle isompien vahinkojen välttämiseksi. Seuraava sisääntulija nakkaa paperit johonkin toiseen paikkaan. Kaukana on se tilanne, että avaisit kirjekuoret ja veisit paperit heti sinne makuuhuoneen kaapissa sijaitsevaan mappiin, johon käsiksi päästäksesi tarvitset keittiötikkaat.
Eikä tässä kaikki. Koska meillä on kokemuksia siitä, miten hankalaksi paperihommat menevät, kun tärkeät paperit katoavat, on luottamuksen sijalle astunut pelko. Pelkäämme, että papereita vielä tarvitaan ja siksi ne on kaikki säilytettävä. Tämä yhdistettynä vaivattoman systeemin puutteeseen voi aiheuttaa hallitsematonta pinoutumista.
Jos lisäksi olemme epävarmoja siitä, miten pitkään jokin paperi on tarpeen säilyttää tai miten se hävitetään, myös tiedon puute estää saamasta pinoja haltuun.
Ja kun sekalaista paperia on päässyt kertymään tarpeeksi kauan, paperin määrä itsessään muodostaa toiminnan esteen. Ajattelemme, että urakka tulee kestämään viikkoja putkeen. Missään ei ole tilaa levittää niin paljon paperia niin pitkäksi aikaa.
Toiminnan esteet voivat siis liittyä saavutettavuuteen (hankalat mapit, tarvikkeet hukassa, helpon systeemin puute), voimavaroihin (elämäntilanne, jaksaminen), tunteisiin (pelko tärkeän asiakirjan katoamisesta, liian ison urakan lamaannuttava efekti) ja tiedon puutteeseen (säilyttämisaikoja koskevat faktat eivät ole hallussa).
”Järjestyksen ihmisten” salaisuus ei ole siinä, että paperit mapitetaan heti, vaan siinä, että mapittamisesta on tehty esteetöntä ja miellyttävää. Paikka kaikelle -ryhmän keskustelussa eräs osallistuja sanoi, että hänelle paperien mapittaminen aika- ja vuosijärjestykseen tuottaa “ripauksen puhdasta nautintoa”. Hän kertoi, että hänellä on selkeä paikka mapeille sekä nitoja ja muut tarvikkeet valmiina mappien läheisyydessä.
Toiminta on siis järjestetty helpoksi, tarvikkeet löytyvät ja lisäksi mapittaminen tuottaa hänelle erityistä tyydytystä, mikä varmasti johtuu siitä, että hän saa helposti onnistumisen kokemuksia. Näin hänen kuvansa itsestään mapittajana muodostuu myönteiseksi.
Siinä se ”järjestyksen ihmisten” salaisuus: esteet paperien järjestämisen tieltä puuttuvat.
Et ole laiska, vaan tarvitset systeemin, joka palvelee sinua
Toiminnan esteiden ymmärtäminen on ensimmäinen askel siihen, että saat paperit haltuun. Et ole laiska tai kehno eikä sinun ei tarvitse muuttua, vaan ympäristöäsi pitää muokata sellaiseksi, että paperihommat alkavat sujua. Ratkaisut on laitettava palvelemaan sinua sen sijaan, että sinä yrität palvella niitä ja epäonnistut.
Ensimmäiseksi paperien sisääntulosysteemi pitää muokata sellaiseksi, että pysyt paperihommien päällä ilman jatkuvaa skarppaamista. Tärkeille papereille laitetaan paikka suunnilleen siihen, mihin ne muutenkin kädestä putoavat ja ne erotellaan muista kodin paperivirroista. Lehtikori ei ole kierrätyskori eikä varsinkaan se paikka, johon laitat laskut!
Paperihommat alkavat hoitua, kun paperit löytyvät, mutta itsestään ne eivät sentään hoidu.
Toiseksi tarvitsetkin säännöllisen rutiinin hommien hoitamiseksi. Parasta on valita sellainen hetki, kun kukaan ei ole vaarassa pissata lattialle tai jokin muu hässäkkä kaatumassa niskaan. Kuppi kahvia tekee paperihommista jo melkein nautinnon. Hoida samalla myös sähköpostiin saapuneet tärkeät asiat.
Kolmanneksi tarvitset keinoja ylittää ryhtymisen kynnys (ikisuosikkini on laittaa ajastimeen vartti) ja uskoa siihen, että vuosiakin kertyneistä paperivuorista voi tehdä selvää vartin erissä. Itse käytän asiakkaiden kanssa simppeliä lajittelutekniikkaa, joka mahdollistaa sen, että tilaa ei välttämättä tarvita pahvilaatikkoa enempää.
Neljänneksi oikea tieto auttaa sinua irrottautumaan peloista. Selkeät kriteerit sille, mitä säilytetään ja miten kauan, auttavat hallitsemaan paperin määrää. Arkistoimisen kanssa ei tarvitse hikoilla kuin ehkä kerran vuodessa, sillä lopulta vain hyvin harvat paperit tarvitsee säilyttää tätä pidempään. Mappeja en suosittele lainkaan, sillä ne muodostavat ison kynnyksen paperien käsittelylle.
Mikä lasti harteilta lähteekään, kun saat turvallisesti poistettua turhat paperit ja loput ojennukseen!
Paperit haltuun -verkkokurssi
Paperit haltuun on 10 viikon verkkokurssi, jolla pääset eroon vuosikausien aikana kertyneistä papereista – ja niihin liittyvästä stressistä. Opit tehokkaan lajittelutekniikan, jonka avulla voit lajitella papereita lyhyen ajan kerrallaan ja mikä tärkeintä, et jää pinojesi kanssa yksin!
> Tutustu tästä kurssiin >>
12 kommenttia artikkeliin ”Järjestyksen ihmisten salaisuus paperipinojen hävittämisessä”
Hei!
Olisi kiinnostava tietää, mitä ehdotat mappien tilalle?
Itselläni mapit ovat erittäin toimiva juttu, eikä mappeja tarvita kuin yksi koko kodin papereille; sinne mahtuvat todellakin kaikki tärkeät säästettävät, kuten pankin paperit, verolaput, vakuutuspaperit, tärkeät sopimukset jne. Lisäksi mulla on pieni erillinen mappi omille koulu- ja työtodistuksilleni. Kodin mappiin kun laittaa välilehdet, niin en kyllä helpompaa tapaa arkistoida papereita keksi. Toisaalta mä olen tällainen ”mapittaja”, jolle homma on nautinnollista ja helppoa. Jokaiselle lapselleni olen myös tehnyt oman tärkeiden papereiden mapin ja opettanut heitä sen käyttöön. Kun ovat kotoa muuttaneet, on mapit lähteneet mukaan.
Mielestäni siis mapitus on erittäin helppoa ja kätevää. Ja se yksi ainokainen mappi voi sijaita vaikka keittiön kaapissa, kuten meillä (meillä ei edes ole makkarin kaappeja =D), sieltä se on helppo ottaa esille tarvittaessa.
Mapit ovat minusta erittäin toimiva ratkaisu niille, joille ne toimii! Juuri noin kuin kuvaat ja kun paperia ei ole liiaksi. Sen sijaan sellaisille, joilla paperit eivät vain siirry sinne mappiin tai joilla on kertynyt paljon lajittelematonta paperia (sitä voi olla kuutioittain), mappi on usein ihan liian monivaiheinen ja joustamaton systeemi. Riippukansiot tai lehtikotelot palvelevat silloin paremmin, koska niiden käytössä on vähemmän vaiheita. Ja tietysti on tärkeää saada paperien määrää vähemmäksi, muuten mikä tahansa systeemi on jossain määrin hankala.
Kiitos vastauksesta!
Riippukansioita olen jossain amerikkalaisissa järjestelyjutuissa nähnytkin. Näyttävät käteviltä, mutta omaan makuuni vievät liikaa tilaa. Lehtikoteloissa taas koen hankaluudeksi välilehtien puutteen. Mutta todellakin tapoja on monia, ja eri tavat toimivat eri ihmisillä.
Itse kokisin riippukansiot huonoksi ratkaisuksi, koska niihin paperit katoavat ja niitä on vaikeampi käydä läpi. (Samasta syystä olen heittänyt pois kaikki kannelliset läpinäkymättömät laatikot – niihin vain kerääntyy turhaa roskaa ja tavaraa jota ei enää löydä). Mutta olen samaa mieltä siitä, että säilömisen tulee olla helppoa. Meillä on yksi ainut kansio per vuosi joka on helposti saavutettavissa sisääntulokerroksessa. Sen vieressä on roskikset joten valtaosa papereista menee roskiin. Emme myöskään liikaa pohdi mitä pitäisi säästää – kerran vuodessa tai kahdessa riittää käydä kansiot läpi, heittää turhat pois ja siirtää pitkäaikaisia papereita (esim sopimukset) teemakansioon.
Tärkein juttu on siirtää kaikki laskut verkkoon ja laittaa ei mainoksia-kyltti. Mitä vähemmän vastaanottaa, sen helpompi.
Tuli muuten mieleen ettå yksi osa-alue on sellainen että laatikko/riippukansio on hyvä. Nimittäin lasten askartelut ja koulumuistot. Näille laatikko voikin olla vähän ”kaatis” koska ei ole tärkeää löytää sieltä mitään tiettyä ja sitä voi sitten muutaman vuoden välein karsia.
Jotkut asiat onnistuu – jotkut ei
MAKSULIIKENNE
Saapuvat laskut säilyvät hyvin kun avaan kirjeen heti ja seivästän laskun toimistopiikkiin. Maksan saapuneet laskut kuukauden 10., 20. ja 30.päivä (ei ehdi mennä vanhaksi yleensä). Kun lasku on maksettu, merkitsen maksettu ja päivämäärän. Kerään maksetut laskut kuukausittain kirjekuoreen ja niputan vuoden lopussa kuukausiniput. Vuosinipun säilytys on kai 6 vuotta. Sitten voi heittää pois. Paras nopeasti vilkaista läpi. Jos jaksaa karsia aiemmin niin ihan hyvä, yleensä en jaksa. Tietysti aika paljon maksan laskuja suoraan nettimaksuina ja suoramaksuina, jos ovat toistuvia. Tämä on toiminut aika vaivattomasti. Nyt korona-aikana on tullut paljon listoja ja kuitteja mm. verkkokaupoista ja on myös pidettävä huolta, että huoltavat omaiset saavat käyttörahaa ruokien ym hankintaan. Raha-asioiden miettiminen ei oikein ole mun heiniä. Hyvin rasittavaa.
MAPIT JA MUOVITASKUT
Vuosikymmeniä olen käyttänyt mappeja ja niiden sisällä asiakokonaisuuksia sisältäviä läpinäkyviä muovisia kulmataskuja. Tämä toimii hyvin esim. henkilökohtaisessa terveydenhoidossa. Yhtä asiaa koskevat kutsut, verikokeet, lausunnot, lääkelistat ym voi kerätä vuosittain yhteen taskuun ja ottaa esille kun on käynti lääkärillä. Taskuja voi siis olla jokaiselle vuodelle omansa ”2019”, ”2020”, tai ”ajankohainen” ja ”arkisto”. Aktiivimappeja on nyt kolme ”Henkilökohtaista – Liisa – 2020 -> (kunnes täyttyy)” , ”Tyttären tärkeät” ja ”Ajankohtaista, vuosi 2020” (esim. taloyhtiö, veroilmoitus, ilmoituksia, tiedotteita, sopimuksia, autoasioita ym). Näillä siis rullataan arjessa. Lisäksi on erillisia mappeja harrastuksille ja erityisille kiinnostaville aiheille (Geokätköily, Helsinki, Lauttasaari, retkeily, seniorit, terveys, reseptejä, gluteeniton laktoositon jne). Ynnä muuta tärkeää tietoa.
LIIKAA KERTYNYT MAPPEJA
En millään jaksaisi jälkikäteen enää plarata ja karsia menneitten aikojen mappeja. Ja jotkut harrastuksetkin ovat olleet ja menneet. Niitä sisältöjä olen heittänyt pois, myöskin aktiivivuosien työmapit (luennot, opetus), eivät ne enää ole ajankohtaisia. Enkä ole kaivannut. Osin menevät paperinkeruuseen, osin silppuriin. Tutkimustyöhön liittyvää materiaalia on paljon tallessa. Kuuluvat osittain myös muille henkilöille.
MINÄ OLEN (AINA OLLUT) MESTARI UNOHTAMAAN
Jos ei ole jotain muistutusta hoidettavasta asiasta, sitä ei ole minulle olemassakaan. Siksi käytössä on kännykkähälytykset muutamaa päivää etuajassa esim. lääkärissäkäynneille. Lisäksi A5-kokoinen viikkokalenteri, vaikka aina en sitä aina muista käyttää. Kahlaan paperimassoissa. Apua!
Todella hienoa olisi, jos pystyisi heti päättää paperista, että tätä en tarvitse, ja hävittää se. Minulla kertyy liikaa paperia, kun en suinkaan ole läheskään aina niin kiukkuisella tuulella, että jaksaisi käydä paperien kimppuun. On niin paljon jännempiä asioita tässä maailmassa seurattavaksi, jopa korona-eristyksen aikaan!
Liisa, olet selvästi mestarimapittaja! Mutta mapeista tulee helposti vanhojen paperien hautausmaa, jota on vastenmielisen raskasta raivata jälkikäteen – luulen että tämä johtuu siitä, että papereiden mapittamiseksi on nähty paljon vaivaa ja tuntuu ikävältä ja vaivallloiselta alkaa sitä sörkkiä.
Avain on siinä, että pidätellään jonkin aikaa ennen mapittamista (tai muuta arkistointia). Kutsun pidättelyä väliarkistoksi. Kun arkistoinnin tekee vasta lepovaiheen jälkeen, huomaa että arkistoon päätyy vain 10 prosenttia odottaneista papereista. Kaikenlaiset kutsut ja muut oheislippuset voi tässä vaiheessa jättää pois ja esimerkiksi lääkärikäynnistä jättää vain epikriisin (jos sekään on tarpeen, koska yleensä nämä löytyvät OmaKannasta – kroonisissa sairauksissa on ehkä hyvä pitää itsellä myös helposti mukana kulkevat paperiversiot).
Maksettuja laskuja ei tarvitse säästää, ellei niiden nojalla ole haettu verotuksesta vähennyksiä. Tiedot löytyvät verkkopankista ja ongelmatilanteet ovat niin harvinaisia, että maksettujen laskujen hallinnointiin menee helposti enemmän aikaa kuin satunnaisen ongelmatilanteen selvittelyyn. Itse en muista, milloin olisi ollut sellainen laskuepäselvyys, joka ei olisi parissa minuutissa selvinnyt verkkopankissa.
Tuo yleisin vastaus ”paperit hoidetaan heti” ei ollut toki väärä. Itse olisin vastannut saman, ja olen monella tapaa sekä laiska että epäjärjestelmällinen. Mutta olet aivan oikeassa siinä, että ”paperit mapitetaan heti” on ennemminkin seuraus hyvästä järjestelmästä kuin syy siihen miksi paperit ovat järjestyksessä.
Paperit ovat itselläni olleet järjestyksessä siitä pitäen kun muutin omilleni, mutta se vaati tosiaan sitä että alusta pitäen tietyt asiat ovat olleet helppoja. Edelleen meillä on viralliset mapit ja kansiot työhuoneessa ja/tai kellarissa, mutta sisääntulokerroksessa löytyy kuluvan vuoden mappi jonka vieressä on nitoja ja rei’itin. Heti ulko-oven vieressä on puolestaan paperinkeräysteline.
Mapin nielevässä kaapissa on päällä kohta, johon paperi menee jos sitä ei voi heti käsitellä. Laskut maksetaan ja mapitetaan sillä sekunnilla kun ne kolahtavat luukusta (tässä oli aikanaan itselläni jokin ylpeyttä herättävä aikuisuuden symboliikka joka onneksi auttoi rakentamaan tämän toimivan systeemin). Mappeja käydään ehkä kerran vuodessa läpi ja yhdistellään, eilen juuri sattumalta kävin läpi 2017+2018-mapit, heitin 2/3 pois ja yhdistin ne samaan kansioon kun lapsi halusi itselleen omaa kansiota.
Minulle selvisi myös joitain vuosia sitten, yksi syy siihen, miksi jollain voi olla vaikeampaa paperien kanssa. Kaverini joskus huokaisi että olisi taas mapitettavaa puolen vuoden ajalta. Kun juttelimme aiheesta, selvisi että hän mapittaa erikseen laskut, palkkakuitit, tositteet, verojutut…varmaan 8-10 kategoriaa. Ei ihme että homma siirtyi. Minulla oli joskus joku kategoriakin, mutta nyt kaikki menevät samaan. Nopein tapa mapittaa, suhteellisen helppo löytää. Vain tietyt asiat (esim. kodinvarustus, yritys) ovat erillisinä mappeinaan. Paperia jää lopulta niin vähän että työsopimuskin on helpoin löytää vuoden perusteella.
Nykyään helpottaa toki eniten se, ettei vain vastaanota paperia. Kaikki laskut ja yhtiökokouspaperit sähköisesti, ei mainoksia-kyltti, suoramarkkinointikielto. Paljon on muuttunut maailma parissakymmenessä vuodessa!
Kuulostaa hyvälle systeemille! Tosiaan on hyvä miettiä, kuinka paljon ja miten tarkkoja luokitteluja tekee – mitä kaikkea ylipäätään säilyttää pidempiaikaisesti. Todella hyvin sanottu tuo, että viivyttelemätön toiminta on ennemminkin seuraus hyvästä järjestelmästä kuin syy siihen miksi paperit ovat järjestyksessä.
LIISA OTTAA OPIKSI
Tuo oli kyllä hyvä neuvo, että laita vaan tärkeät paperit aktiiviseen vuosimappiin ”uudet päälle” sitä mukaa kun tulevat. Kyllä ne sieltä kohtuullisen helposti löytyy. Rupean kyllä tässä asiassa suurpiirteisemmäksi, enkä stressaa liiasta lajittelusta. Se on nimittäin ylen jarruttava tekijä. Ainoastaan nuo ”henlkilökohtaista” – mapin terveysjutut saavat kyllä olla muovitaskuihin lajiteltuina, koska se systeemi toimii hyvin.
Olipas jännä juttu, etten olisikaan ”huono” järjestäjä vaan pikemminkin ”neuvokas” järjestäjä jos en ota noita lajitteluhommia liian tiukkapipoisesti ja kontrollinalaisesti. Kun vuosi on mennyt, ei niiden paperien järjestyksellä tosiaankaan kovin suurta merkitystä. Tämä paperisota taitaakin ratketa parempaan suuntaan kevyemmällä asenteella. Kaikissa asioissa ei tarvita perfektionismia! Perfektionismi on helposti joko/tai tyyppistä. Jos en pysty tekemään kunnolla, niin en sitten tee ollenkaan (tai voimien keruu urakkaan tapahtuu valtavan vastahakoisella viiveellä – asia lykkääntyy ja lykkääntyy). Jospa vaikka yhtenä päivänä viikossa saisin kertyneen paperiläjän pöydältäni pois silmistä, pois mielestä… Ja tehtävän asian hoitomuistutus kalenteriin ja/tai hälyttävään kännykkään.
Hyvä Liisa! Perfektionismi on paperienjärjestäjän pahin vihollinen. Paperitulvassa suurpiirteisyys on mainio resurssi.
Mielestäni mapitus onnistuu, kun se pidetään tarpeeksi yksinkertaisena. Välilehtien käyttö mapeissa kannattaa ehdottomasti unohtaa. Minulla on paksut, noin 5 cm mapit aiheille asuminen, terveys, talous, työ(sis.todistukset) ja vapaa-aika. Paperi kuin paperi löytää poikkeuksetta paikkansa jonkun aiheen alle esim. veropaperit talouden alle, taloyhtiöpaperit asumisen alle jne. Mapittaessa uusin paperi päällimmäiseksi ja kun mappi uhkaa täyttyä, mapin takaa poistetaan vanhentuneita tarpeettomia papereita. Luonnollisesti kaikkea ei mapiteta, vaan tehdään karsintaa jo postia availlessa. Turhat paperit (niitä tulee yllättävän paljon) heti paperinkeräykseen. Laskun maksamisen jälkeen lasku roskiin, laskuja tarvitsee vain harvoin säilyttää.
Jos en ehdi heti perehtyä saapuneeseen postiin kotiin saavuttaessa, asetan kirjeen seinässä olevaan hyllyyn odottamaan rauhallisempaa avaamishetkeä. Jokaisella perheenjäsenellä tietysti oma hylly saapuvalle postille. Kirjeen avaamisen sekä siinä vaaditun toimenpiteen tekemisen ja karsinnan jälkeen minulle kertyy säästettävä nippu, jonka mapitan kerralla, jokainen paperi oikean aihealueen alle. Tähän menee yleensä maksimissaan pari minuuttia. Paperien ei tarvitse olla mapeissa liian tarkasti päivämääräjärjestyksessä, kunhan samassa kirjeessä tulleet paperit ovat nidottu yhteen.
Jokaiselle lapselle vain yksi paksu mappi näitä virallisempia papereita varten. Vanhentuneita papereita poistellaan mapin takaa mapin täyttyessä. He saavat mapin mukaansa muuttaessan pois kotoa. Lasten piirustuksia, käsitöitä, saatuja kortteja yms. varten yksi muistolaatikko per lapsi, jonne säilötty vain parhaimmat työt.
Näin meillä, ja toimii erittäin hyvin.
Kuulostaa siltä, että olet kaikin puolin paperihommien päällä. Silloin mapitkin palvelevat hyvin. Kannatan itsekin lämpimästi tuota rentoa lajittelua, jossa luokitteluja on vain kourallinen.