Paperit ovat tavaroiden joukossa ihan omanlaisensa ryhmä ja monille yksi hankalimmista raivattavista. Niillä on ainakin viisi ominaispiirrettä:
- Paperit ovat tavaraksi todella “tiheää”. Niitä mahtuu parin sentin nippuun enemmän kuin takkeja eteisen kaappiin. Paljon enemmän!
- Ne ovat hitaita. Jokaista pitää vähintään vilkaista, jotta saa selvää, mitä paperille pitää tehdä. Unohdumme lukemaan lajittelun sijaan…
- Usein emme tiedä, saako paperin poistaa vai ei. Laskut, vanhentuneet sopimukset, palkkakuitit – säästää vai ei?
- Paperit menevät tunteisiin. Lapsen piirustus, oma teinikalenteri, avioeroon liittyvät paperit – kaikki nostavat tunteita pintaan. Kylmä harkinta sumenee ja jokainen lapsen piirtämästä tuhannesta pääjalkaisesta alkaa vaikuttaa yhtä tärkeältä säilyttää.
- Eikä siinä vielä kaikki. Papereihin kätkeytyy myös kaikenlaista identiteettityötä, kun pitää miettiä onko harrastukseni jumppa vai jumppaohjeiden kerääminen ja lentääkö ammattitaitonikin roskiin, jos heitän ammattilehdet lukematta kierrätykseen.
Ei ihme, jos paperinraivaaja joutuu “kantapääkouluun”, ja hoksaa parhaan tavan hoitaa paperihommat vasta erehtymisen ja virheiden kautta. Olen itsekin opetellut papereiden järjestämistä kantapään kautta, kivuliaasti ja kalliisti. Ajattelin nyt kertoa kompasteluistani ja neljästä asiasta, jotka virheistäni opin – jotta sinulla olisi hiukan helpompaa.
1. Kaikki järjestyy, vaikka jokaista paperia ei olisikaan tallessa
Tämä on saamistani oppitunneista kipein, kirjaimellisesti. Kuten useimmat muut, minäkin ajattelin, että tärkeän oloiset paperit pitää säästää siltä varalta, että jotain sattuu. (En kuitenkaan ollut ottanut selvää, mitä ihan oikean virallisesti kuuluu säilyttää.)
Eräällä lomamatkalla sitten hajotin niskani. Oikea käsikin oli aivan voimaton. Olin niin kipeä, etten pystynyt istumaan paluulennolla, vaan makasin tyhjällä penkkirivillä.
Kotiin päästyäni hakeuduin lääkäriin, joka määräsi kalliin tutkimuksen. Hyvä uutinen oli, että pääsisin tutkimukseen heti, sillä silloisen tutkimustyöni rahoittaja oli ottanut minulle sairaskuluvakuutuksen.
Huono uutinen oli, että vakuutusyhtiö vaati minua ennen maksusitoumuksen myöntämistä esittämään potilaskertomukset kaikista aiemmista niskavaivoihin liittyvistä lääkärikäynneistä.
Sellaisia papereita minulla ei ollut, tuskin olin sellaisia edes ikinä saanut, vaikka olinkin vuosien mittaan rampannut lääkärissä valittamassa jännitysniskaani. (Se on aivan eri vaiva kuin se, johon olin sairastunut, mutta vakuutusyhtiötä tällainen detalji ei kiinnostanut.) Asiakirjat piti kerätä eri terveysasemilta, ja koska asialla oli kiire, tietopyynnöt täytyi esittää henkilökohtaisesti.
Tärkeät paperit puuttuivat juuri sillä hetkellä kun oma toimintakykyni oli hermokivun takia nollissa.
Valvoin tuskissani kaikki yöt, kävellessä jouduin kannattelemaan kipeää kättä hartian yläpuolella, autossa en voinut tärinän takia matkustaa ollenkaan. Muistan itkeneeni entisen työterveysasemani vastaanottovirkailijalle, koska tilanne tuntui niin epäreilulta.
Jotenkin kuitenkin sain riittävästi todisteita kasaan, pääsin tutkimukseen ja hoitoon. Kahden kuukauden päästä olin kunnossa. (Ja sairaslomalla olin myös karsinut ja järjestänyt kaikki paperini sekä selvittänyt, mitkä paperit ovat sellaisia, että ne on aivan välttämätöntä säilyttää.)
Mitä opin: kaiken maailman papereita “varuiksi” säästämällä ei voi estää asioita tapahtumasta tai kontrolloida elämää. Asiat (paperit) kyllä järjestyvät, jos jotain sattuu.
2. Paperipinojen kasvattaminen maksaa rahaa
Tämä on tyhmin opetus, jonka olen paperien järjestämisen kantapääkoulusta saanut. Suorastaan nolo. En tajunnut, miten kalliiksi epäjärjestyksessä olevat paperit voivat käydä.
Näin siinä kävi: Kun sitten pitkällä sairaslomallani kävin paperini läpi ja järjestin arkistoni, löysin pinoista kaikenlaista. Löysin muun muassa sadan euron lahjakortin – joka oli mennyt vanhaksi aikoja sitten!
Ymmärsin hyvin kouriintuntuvasti, miten pinoihin katoaa rahaa, olipa kyse laskuista, verovähennysten kuiteista, vakuutuksen tositteista tai perukirjoista. Sen jälkeen olen pitänyt huolen siitä, että rahanarvoisilla papereilla on omat paikkansa, josta ne satakymmenprosenttisella varmuudella löytyvät.
3. Opin, että helmet häviävät massaan
Tämä oppi avasi silmäni muistojen merkitykselle.
Kuten monet vanhemmat, olin säilönyt (itseäni varten) lähes kaikki lasteni teokset ensimmäisistä kynällä tehdyistä tuhruista lähtien. Ja lapsethan voivat olla valtavan tuotteliaita taiteilijoita…
Olin tietenkin säästänyt myös neuvolan esitteet, kortteja, uimakoulutodistuksia, leirikoulun ohjelappuja ja niin edelleen. Lapseni eivät tuolloin vielä olleet kovin vanhoja, mutta heillä oli jo omat paksut pinkkansa kasvamassa.
Papereita setviessäni huomasin, että omasta lapsuudestani oli jäljellä vain parhaiden parhaat: tusina piirustuksia, neuvolakortti, joitakin ainekirjoituksia, pari onnittelukorttia, teinikalenterit ja päiväkirjat.
Itse asiassa noiden vähäisten muistojen arvo oli ihan toinen, kuin lasteni tuskastuttavan korkean ja sekalaisen pinon, jossa helmet hukkuivat joutavien lappusten joukkoon.
Siinä hetkessä päätin toimia kuin museon kokoelmaa hoitava kuraattori ja karsia muistokokoelmani niin, että tärkeät ja oleelliset muistot voivat loistaa.
4. Opin, että jokainen elämäni minuutti on ainutkertainen ja että haluan itse määrätä niistä
Tämä viimeinen oli tärkeä oppi siitä, kuka elämässäni määrää.
Käydessäni kotini paperipinoja läpi, tajusin, että niissä oli kaikenlaista, mikä ei kiinnostanut pätkän vertaa: mainoksia, asiakas- ja jäsenlehtiä, esittelijöiden käteeni tuuppaamia esitteitä…
Tulin vihaiseksi siitä, että joudun käyttämään ainutkertaista aikaani sellaisten papereiden setvimiseen, joita en ollut itse tilannut tai pyytänyt. Päätin, että en enää vastaanota mitään papereita, joiden lukemiseen en varta vasten ole päättänyt käyttää aikaani.
Pinot ovat pysyneet matalina siitä lähtien.
Paperit haltuun -verkkokurssi
Paperit haltuun on 10 viikon verkkokurssi, jolla pääset eroon vuosikausien aikana kertyneistä papereista – ja niihin liittyvästä stressistä. Opit tehokkaan lajittelutekniikan, jonka avulla voit lajitella papereita lyhyen ajan kerrallaan ja mikä tärkeintä, et jää pinojesi kanssa yksin!
10 kommenttia artikkeliin ”Älä tee paperien järjestämisessä samoja virheitä kuin minä”
Hyviä huomioita paperituskasta!
Ja yhden lisäyksen tekisin haastelistalle. Järjestämistä jarruttaa usein se, että selkeiden ja toimivien kategorioiden luominen on työlästä ja nostaa kynnystä ryhtyä arkistoimaan.
Kuuluvatko kotivakuutuspaperit kodin papereihin vai vakuutuslokeroon? Kuuluvatko lasten vakuutukset lasten papereihin vai vakuutuksiin? Kuuluvatko ammattiyhdistyksen jäsenpaperit työsopimusten ja muiden joukkoon vai jonkin sekalaisten sopimusten tai kolmannen otsikon alle? Muistanko jatkossa, minne arkistoin minkäkin paperin?
Digiarkistointi on vielä isompi suo, koska laitteet hajoavat ja yhteensopivuus ja tiedostomuodot eivät ole varmoja vuosien kuluessa. Huhhuh.
Tämä! Kiitos Maija että toit esiin. Saman kanssa tuskailen. Esimerkiksi kuitteja saattaa löytyä sekä luokasta ”kuitit” että ”verot” riippuen siitä onko kyseessä jokin verovähennys. Mutta aina tätä ei muista ja sitten ovat siellä täällä. Olisiko Ilanalla tähän jotain vinkkiä? Kiitos!
Arkistoinnissa on kaksi sääntöä: lajittelu pidetään mahdollisimman väljänä ja paperit laitetaan sen otsikon alle, mistä niitä (intuitiivisesti) ensimmäisenä etsisi. Arkistoon pitäisi päätyä vain papereita, joita tarvitaan äärimmäisen harvoin. Siksi jaottelu voi olla lavea – etsimisen tarvetta tulee niin harvoin, että silloin kyllä käy läpi vähän paksummankin pinon.
Digiarkistossa on se hyvä puoli, että saman dokumentin voi hätätapauksessa arkistoida kopioina vaikka useampaan paikkaan (en kuitenkaan tätä suosittele) ja tarvittaessa koneen haku löytää sen vaikka vakuutusyhtiön nimellä, jos paikka on unohtunut.
Tuo maininta museon kuraattorista oli todella osuva. Toimin yli kymmenen vuotta sitten erään sukuyhdistyksen pj:na. Aika pian alkoi seuran jäseniltä tulla vaatimuksia eri puolilla sijaitsevista ”arkistoista” ja erilaisista tavaroista, jotka minun tulisi ottaa haltuuni ja säilöä kotiini, mutta karsiminen oli kielletty: kaikki piti säästää tuleville polville. Valokuvia, lehtileikkeitä, artikkeleita, erilaista esineistöä. Tähän en ryhtynyt, tosin jotakin jouduin ottamaan vastaan ja Ikea-kasseissa siirsin seuraajalleni. Tilanne oli hieman sukua blogissa aikanaan käsitellylle suvun vaatepaketille.
Hankalalta ja epäreilulta tilanteelta kuulostaa.
Minä laitan kaikki ”tärkeät paperit” saapumisjärjestyksessä paksuun mappiin. Kyllä sieltä tarvittaessa löytää haluamansa. En lajittele kategorioihin. Kun mappi täyttyy voi heittää pois vanhimmasta päästä. Papereihin voi halutessaan kirjoittaa tussilla mitä paperi koskee, jolloin löytyminen nopeutuu. Hyvin toimii.
Isäni kuoli vuonna 1995 ja äitini vuonna 2002. Veljeni ja minä olimme äidin kuoleman aikaan todella kiireisiä ja myöskin suruaika painoi. Päätimme olla jakamatta kuolinpesää. Paha virhe! Kun veljeni sitten kuoli vuonna 2020, oli aikamoinen sotku edessä puuttuvien paperien vuoksi. Veljen vaimo ja minä jouduimme palkkaamaan lakihenkilön selvittämään tämän sotkun. Veljeni oli lakimies, mutta ei hirveän järjestelmällinen. Minulta löytyi yksi hänen käsinkirjoitettu ruutupaperi, jossa oli tontinjako. En tiedä miten olisi käynyt ilman sitä.
Kun sitten vuonna 2021 kuolinpesä viimeinkin jaettiin ja tilille oli jätetty sen verran rahaa, että pakolliset menot saataisiin maksettua, Verohallinto lähestyi selvityspyynnön muodossa. He tarvitsivat tiedot äitini pankkiobligaatioista, niiden hankinta-ja myyntihinnasta. Nämä olivat vuodelta 1987. Eihän minulla sellaisia ollut. Vaati aika monta soittoa pankkiin, ennen kuin ne onneksi löytyivät pankista. Verottajalta olisi tullut muuten aikamoiset mätkyt, koska he olettivat, että myyntihinta oli suurempi kuin hankintahinta, vaikka tässä tapauksessa oli käynyt juuri päinvastoin.
Eli tällainen kuolinpesän jakamattomuus aiheutti reilusti ylimääräisiä kuluja, sekä kulutti paljon aikaa, ja aiheutti unettomia öitä.
Aina puhutaan paperittomasta toimistosta. Hah!
Huh, mikä homma. Perunkirjoituksiin ja erilaisiin omistuksiin liittyvät paperit ovat sellaisia, jotka pitää aika säilyttää ja hyvä ottaa vaikka sähköiset kopiot muualle kuin kotiin, jos ei sitten säilytä papereita pankin tallelokerossa. Harmiksi nämä tai muut paperit harvoin ovat ihmisillä riittävän hyvässä tallessa siinä vaiheessa, kun niitä ei enää pääse itse etsiskelemään. Papereiden järjestäminen on siis myös kädenojennus jälkipolville. Tärkeistä papereista ja nykyään esiemrkiksi sosiaalisen median tileistä ja niihin liitetyistä ”perintöyhteyshenkilöistä” olisikin hyvä ajoissa keskustella jälkeläisten kanssa.
Ilana kirjoitti myös kohdassa 2 löydetyistä lahjakorteista.
Entisessä työpaikassani löysin työpisteeni pöytälaatikosta yli vuoden vanhoja liikuntaseteleitä (täys nippu 20 kpl), sekä muutaman lounassetelin. Soitin noihin firmoihin, eivät ne enää käyneet.
Onneksi nykyisin nämä Edenredenit, ePassit sun muut ovat sähköisinä. Vaikka kyllähän ne vanhenevat vuoden lopussa, jos niitä ei käytä. Onneksi firmat muistuttavat joulukuussa melkein spämmäämisen tasolla vanhentuvista eduista!
Tuntuu olevan tavallinen ongelma, että työpaikkaedut jäävät käyttämättä.