Pintaa syvemmin tavaratulvasta ja sen patoamisesta. Blogia kirjoittaa tietokirjailija, ammattijärjestäjä Ilana Aalto.

Älä tee paperien järjestämisessä samoja virheitä kuin minä

Paperit ovat tavaroiden joukossa ihan omanlaisensa ryhmä ja monille yksi hankalimmista raivattavista. Ensinnäkin paperit ovat tavaraksi todella “tiheää”. Niitä mahtuu parin sentin nippuun enemmän kuin takkeja eteisen kaappiin. Paljon enemmän!

Toiseksi ne ovat hitaita. Jokaista pitää vähintään vilkaista, jotta saa selvää, mitä paperille pitää tehdä. Unohdumme lukemaan lajittelun sijaan…

Kolmas erityisyys onkin, että usein emme tiedä, saako paperin poistaa vai ei. Laskut, vanhentuneet sopimukset, palkkakuitit – säästää vai ei?

Paperipinojen järjestäminen
Säästää vai heittää?

Neljänneksi paperit menevät tunteisiin. Lapsen piirustus, oma teinikalenteri, avioeroon liittyvät paperit – kaikki nostavat tunteita pintaan. Kylmä harkinta sumenee ja jokainen lapsen piirtämästä tuhannesta pääjalkaisesta alkaa vaikuttaa yhtä tärkeältä säilyttää.

Eikä siinä vielä kaikki. Viidenneksi papereihin kätkeytyy kaikenlaista identiteettityötä, kun pitää miettiä onko harrastukseni jumppa vai jumppaohjeiden kerääminen ja lentääkö ammattitaitonikin roskiin, jos heitän ammattilehdet lukematta kierrätykseen.

Ei ihme, jos paperinraivaaja joutuu “kantapääkouluun”, ja hoksaa parhaan tavan hoitaa paperihommat vasta erehtymisen ja virheiden kautta. Olen itsekin opetellut papereiden järjestämistä kantapään kautta, kivuliaasti ja kalliisti. Ajattelin nyt kertoa kompasteluistani ja neljästä asiasta, jotka virheistäni opin – jotta sinulla olisi hiukan helpompaa.

1. Kaikki järjestyy, vaikka jokaista paperia ei olisikaan tallessa

Tämä on saamistani oppitunneista kipein, kirjaimellisesti. Kuten useimmat muut, minäkin ajattelin, että tärkeän oloiset paperit pitää säästää siltä varalta, että jotain sattuu. (En kuitenkaan ollut ottanut selvää, mitä ihan oikean virallisesti kuuluu säilyttää.)

Eräällä lomamatkalla sitten hajotin niskani. Oikea käsikin oli aivan voimaton. Olin niin kipeä, etten pystynyt istumaan paluulennolla, vaan makasin tyhjällä penkkirivillä.

Kotiin päästyäni hakeuduin lääkäriin, joka määräsi kalliin tutkimuksen. Hyvä uutinen oli, että pääsisin tutkimukseen heti, sillä silloisen tutkimustyöni rahoittaja oli ottanut minulle sairaskuluvakuutuksen. 

Huono uutinen oli, että vakuutusyhtiö vaati minua ennen maksusitoumuksen myöntämistä esittämään potilaskertomukset kaikista aiemmista niskavaivoihin liittyvistä lääkärikäynneistä. 

Sellaisia papereita minulla ei ollut, tuskin olin sellaisia edes ikinä saanut, vaikka olinkin vuosien mittaan rampannut lääkärissä valittamassa jännitysniskaani. (Se on aivan eri vaiva kuin se, johon olin sairastunut, mutta vakuutusyhtiötä tällainen detalji ei kiinnostanut.) Asiakirjat piti kerätä eri terveysasemilta, ja koska asialla oli kiire, tietopyynnöt täytyi esittää henkilökohtaisesti.

Tärkeät paperit puuttuivat juuri sillä hetkellä kun oma toimintakykyni oli hermokivun takia nollissa.

Valvoin tuskissani kaikki yöt, kävellessä jouduin kannattelemaan kipeää kättä hartian yläpuolella, autossa en voinut tärinän takia matkustaa ollenkaan. Muistan itkeneeni entisen työterveysasemani vastaanottovirkailijalle, koska tilanne tuntui niin epäreilulta.

Jotenkin kuitenkin sain riittävästi todisteita kasaan, pääsin tutkimukseen ja hoitoon. Kahden kuukauden päästä olin kunnossa. (Ja sairaslomalla olin myös karsinut ja järjestänyt kaikki paperini sekä selvittänyt, mitkä paperit ovat sellaisia, että ne on aivan välttämätöntä säilyttää.)

Mitä opin: kaiken maailman papereita “varuiksi” säästämällä ei voi estää asioita tapahtumasta tai kontrolloida elämää. Asiat (paperit) kyllä järjestyvät, jos jotain sattuu.

2. Paperipinojen kasvattaminen maksaa rahaa

Tämä on tyhmin opetus, jonka olen paperien järjestämisen kantapääkoulusta saanut. Suorastaan nolo. En tajunnut, miten kalliiksi epäjärjestyksessä olevat paperit voivat käydä.

Näin siinä kävi: Kun sitten pitkällä sairaslomallani kävin paperini läpi ja järjestin arkistoni, löysin pinoista kaikenlaista. Löysin muun muassa sadan euron lahjakortin – joka oli mennyt vanhaksi aikoja sitten!

Ymmärsin hyvin kouriintuntuvasti, miten pinoihin katoaa rahaa, olipa kyse laskuista, verovähennysten kuiteista, vakuutuksen tositteista tai perukirjoista. Sen jälkeen olen pitänyt huolen siitä, että rahanarvoisilla papereilla on omat paikkansa, josta ne satakymmenprosenttisella varmuudella löytyvät.

3. Opin, että helmet häviävät massaan

Tämä oppi avasi silmäni muistojen merkitykselle.

Kuten monet vanhemmat, olin säilönyt (itseäni varten) lähes kaikki lasteni teokset ensimmäisistä kynällä tehdyistä tuhruista lähtien. Ja lapsethan voivat olla valtavan tuotteliaita taiteilijoita… 

Olin tietenkin säästänyt myös neuvolan esitteet, kortteja, uimakoulutodistuksia, leirikoulun ohjelappuja ja niin edelleen. Lapseni eivät tuolloin vielä olleet kovin vanhoja, mutta heillä oli jo omat paksut pinkkansa kasvamassa.

Papereita setviessäni huomasin, että omasta lapsuudestani oli jäljellä vain parhaiden parhaat: tusina piirustuksia, neuvolakortti, joitakin ainekirjoituksia, pari onnittelukorttia, teinikalenterit ja päiväkirjat.

Itse asiassa noiden vähäisten muistojen arvo oli ihan toinen, kuin lasteni tuskastuttavan korkean ja sekalaisen pinon, jossa helmet hukkuivat joutavien lappusten joukkoon. 

Siinä hetkessä päätin toimia kuin museon kokoelmaa hoitava kuraattori ja karsia muistokokoelmani niin, että tärkeät ja oleelliset muistot voivat loistaa.

4. Opin, että jokainen elämäni minuutti on ainutkertainen ja että haluan itse määrätä niistä

Tämä viimeinen oli tärkeä oppi siitä, kuka elämässäni määrää.

Käydessäni kotini paperipinoja läpi, tajusin, että niissä oli kaikenlaista, mikä ei kiinnostanut pätkän vertaa: mainoksia, asiakas- ja jäsenlehtiä, esittelijöiden käteeni tuuppaamia esitteitä…

Tulin vihaiseksi siitä, että joudun käyttämään ainutkertaista aikaani sellaisten papereiden setvimiseen, joita en ollut itse tilannut tai pyytänyt. Päätin, että en enää vastaanota mitään papereita, joiden lukemiseen en varta vasten ole päättänyt käyttää aikaani.

Pinot ovat pysyneet matalina siitä lähtien.

Saanko auttaa sinua ottamaan paperit haltuun?

Nämä läksyt minun piti oppia vaikeimman kautta ennen kuin sain paperini karsittua ja järjestykseen. Kuulen mielelläni, mitä ajatuksia tästä syntyi, joten vastaa ihmeessä kommentteihin alla.

Saanko auttaa myös sinua järjestämään paperisi? Paperit haltuun on  Suomen ainoan paperien järjestämisen verkkokurssi, jolla kodin paperit laitetaan järjestykseen ammattijärjestäjän ohjauksessa. Olen laatinut sen juuri siksi, että voisit välttää ”kantapääkoulun” ja päästä helpommalla.

Kurssin alkaa tiistaina 18.1. ja kestää 10 viikkoa. Sen jälkeen kaikki kurssimateriaalit jäävät pysyvästi käyttöösi.

Kurssi sopii sinulle, jos koet stressiä tai ärtymystä paperipinoista ja haluat ottaa tilanteen haltuun. Kurssilla on 100 prosentin tyytyväisyystakuu. Lue lisää Paperit haltuun -kurssista tästä.

Paperit haltuun -verkkokurssi

 

Ilana | Paikka kaikelle

Ilana | Paikka kaikelle

Pintaa syvemmin tavaratulvasta ja sen patoamisesta. Blogia kirjoittaa ammattijärjestäjä, tietokirjailija Ilana Aalto.
Jaa artikkeli
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

3 kommenttia artikkeliin ”Älä tee paperien järjestämisessä samoja virheitä kuin minä”

  1. Hyviä huomioita paperituskasta!

    Ja yhden lisäyksen tekisin haastelistalle. Järjestämistä jarruttaa usein se, että selkeiden ja toimivien kategorioiden luominen on työlästä ja nostaa kynnystä ryhtyä arkistoimaan.

    Kuuluvatko kotivakuutuspaperit kodin papereihin vai vakuutuslokeroon? Kuuluvatko lasten vakuutukset lasten papereihin vai vakuutuksiin? Kuuluvatko ammattiyhdistyksen jäsenpaperit työsopimusten ja muiden joukkoon vai jonkin sekalaisten sopimusten tai kolmannen otsikon alle? Muistanko jatkossa, minne arkistoin minkäkin paperin?

    Digiarkistointi on vielä isompi suo, koska laitteet hajoavat ja yhteensopivuus ja tiedostomuodot eivät ole varmoja vuosien kuluessa. Huhhuh.

    Vastaa
    • Tämä! Kiitos Maija että toit esiin. Saman kanssa tuskailen. Esimerkiksi kuitteja saattaa löytyä sekä luokasta ”kuitit” että ”verot” riippuen siitä onko kyseessä jokin verovähennys. Mutta aina tätä ei muista ja sitten ovat siellä täällä. Olisiko Ilanalla tähän jotain vinkkiä? Kiitos!

      Vastaa
    • Arkistoinnissa on kaksi sääntöä: lajittelu pidetään mahdollisimman väljänä ja paperit laitetaan sen otsikon alle, mistä niitä (intuitiivisesti) ensimmäisenä etsisi. Arkistoon pitäisi päätyä vain papereita, joita tarvitaan äärimmäisen harvoin. Siksi jaottelu voi olla lavea – etsimisen tarvetta tulee niin harvoin, että silloin kyllä käy läpi vähän paksummankin pinon.

      Digiarkistossa on se hyvä puoli, että saman dokumentin voi hätätapauksessa arkistoida kopioina vaikka useampaan paikkaan (en kuitenkaan tätä suosittele) ja tarvittaessa koneen haku löytää sen vaikka vakuutusyhtiön nimellä, jos paikka on unohtunut.

      Vastaa

Jätä kommentti