Tolkkua arjen sirkukseen

… eli miten saat aikataulut hallintaan ja sähköpostin tyhjäksi IMG_6493

Sain vihdoin luettua loppuun David Allenin klassikoksi nousseen ajanhallintaoppaan Getting Things Done (suomeksi Kerralla valmista). Kirjasta ei meinannut millään tulla valmista, koska Allenin järjestelmä tuntui kovin hankalalta monipolvisine prosessikaavioineen. Osa tekstin raskaudesta menee huonon käännöksen piikkiin, joten lukekaa kirja mieluummin alkuperäiskielellä, jos voitte.

Lapsiperheen aikatauluhaasteet

Kirja on suunnattu bisnespomoille ja urahaukoille, jollaiseksi en itseäni tunnista. Omat ajanhallinnan haasteeni kun liittyvät ennen kaikkea kurahousujen, matikankokeiden ja neuvolakäyntien muistamisiin. Nykyään työaikataulujen koostaminen ei tunnu lainkaan niin vaikealta kuin arjen perhesirkus, jossa taiteillaan erilaisten vapaa-ajan menojen yhteensovittamisen sekä koulusta, päiväkodista ja lasten harrastuksista vanhemmille lankeavien tehtävien kanssa.

Sanon nimenomaan lankeavien, sillä näihin aikatauluihin ei yleensä pysty itse vaikuttamaan. Mitä sujuvammaksi tiedonvälitys vanhempien suuntaan on muuttunut, sitä enemmän ja yksityiskohtaisempia ohjeistuksia vanhemmat saavat. Ei riitä, että pakkaa päiväkotilaisen reppuun luistimet, kypärän, villasukat ja ohjeenmukaiset eväät juuri oikeana aamuna sekä saattaa lapsen tarhaan varttia normaalia aikaisemmin, myös lasten koulunkäynti on yhä enemmän vanhempien vastuulla. Koulun ja kodin väliseen yhteydenpitoon tarkoitetun ohjelman Wilman kautta opettajat jakavat muistutuksia unohtuneista allekirjoituksista ja vääränlaisista jumppavaatteista myös äideille ja isille.

Ja tietysti elämässä on vielä muutakin kuin työ ja lapset: omat harrastukset ja järjestötoiminta, kodin ja kesäasunnon kunnossapito sekä omat ja puolison sellaiset menot, jotka vaikuttavat muiden perheenjäsenten aikatauluihin. Monilla vielä autot ja lemmikitkin huollettavina. Näitä asioita kuitenkin pystyy yleensä sumplimaan toisella tavalla kuin koulun liikuntapäiviä tai tanssiesitykseen vaaditun sammakkopuvun valmistamista.

Pohdinkin Allenin kirjaa lukiessani, miten sen oppeja voisi soveltaa lapsiperheen arjen pyörittämiseen. Vaikka pidän Allenin kokonaisjärjestelmää liian monimutkaisena, poimin kirjasta muutamia ideoita kokeiluun. Nyt kun olen testannut niitä läpi hengästyttävän kiireisen joulukuun, uskallan todeta ne toimiviksi.

Kaikki tieto yhteen paikkaan

Olen aina keventänyt muistiani listoilla. Yleensä listat ovat liittyneet kiireiseen vaiheeseen työtyössäni. Kun mielessä pyörivät asiat antaa listan muistettavaksi, oma mieli kevenee ja stressi helpottaa.

IMG_1821Niinpä minulla on ollut työhöni liittyviä muistutuksia post it -tarralapuilla, sähköpostissa ja nettiselaimen avoimina välilehtinä, lasten asioihin liittyviä muistutuksia keittiön seinässä, kalenterissani ja puhelimessani sekä puolison menot näkyvillä omassa kalenterissani (vaihdamme tiedot lounaspalaverilla tai sähköpostitse).

David Allenin kirjassa käytetään termiä keräilypiste paikasta, johon kaikki toimenpiteitä vaativat asiat lasten hammaslääkäriajoista firman suunnittelupäivään kerätään. Totesin, että minulla on tiedot liian levällään. Asiat ovat meillä näinkin tulleet tehtyä, mutta olen kokenut, että kokonaiskuva uupuu ja joudun kannattelemaan asioita liikaa mielessäni. Päätin siirtyä yhden ainoan muistipaikan systeemiin. Se tuntui riittävän simppeliltä toteuttaa.

Yksinkertainen menetelmä on paras menetelmä

Monet luottavat nykyään erilaisiin ajanhallintasovelluksiin (kaverit suosittelivat eritoten Todoist-ohjelmaa, jota aionkin vielä tulevaisuudessa kokeilla), mutta joskus yksinkertainen on yksinkertaisin varsinkin, jos on kiire saada se käyttöön. Koska vuosi oli jo kääntymässä kohti loppuaan, kävin ostamassa uuden kalenterin. Kalenterin teknologia on minulle vanhastaan tuttu ja näin säästyin uuden sovelluksen opettelemisen vaivalta. Uudessa kalenterissani on aukeamalla on yksi viikko ja tilaa viikoittaiselle tehtävälistalle.

IMG_6474Keräsin kaikki tarralappuni, työmuistilistani, Wilma-viestit, päiväkodin kirjeet, jumppa-aikataulut, muut lippulappuset ja mieleen pullahdelleet asiat sekä avasin sähköpostin ja nettiselaimen välilehtineen. Näiden pohjalta tein kalenterin lopussa oleville tyhjille sivuille aiheenmukaiset muistilistat asioista, jotka ovat meneillään tai jotka on saatava aikaiseksi, mutta jotka eivät ole kiireellisiä (työ, lapset, koti, puolison vastuulla olevat yhteiset asiat ja niin edelleen).

Ajankohtaiset asiat merkitsin joko kalenteriin tai asianmukaisen viikon tehtävälistaan. Kun asia on tehty, viivaan sen yli. Jos jokin vähemmän kiireinen asia jää tekemättä viikon tehtävälistalta, siirrän se seuraavalle viikolle. Hallinnantunne lisääntyi välittömästi sadalla prosentilla!

Tahattomana lisäbonuksena sähköpostini saapuneiden viestien kansio tyhjeni kokonaan. Olen tähän asti käyttänyt sähköpostia yhtenä muistilistana asioista, jotka ovat ”auki”. Viestejä inboxissani on yleensä ollut 10–30. Nyt siirsin nämäkin asiat kalenteriin ja siirsin avoimet sähköpostiasiat arkistoon. Tadaa!

Säännöllinen seuranta

David Allen painottaa keräilypisteen säännöllistä tyhjentämistä. Nyt kun kaikki muistettavat asiani ovat kalenterissa, seuranta on helppo toteuttaa. Aiemmin tulin nopeasti sokeaksi muistilistoilleni. Selaan kalenteria päivittäin ja katson takasivuilla olevat muistilistat läpi vähintään kerran viikossa. Tarvittaessa siirrän sieltä asioita viikoittaiseen tehtävälistaani. Puolisoni kanssa synkronoimme kalenterien tiedot edelleen säännöllisesti, joten en ole yksin vastuussa perheen asioiden muistamisesta.

Lisäksi kirjoitan mieleen juolahtavat tehtävät ja muistettavat asiat ylös mahdollisimman pian. Siirrän myös sähköpostista tärkeät päivämäärät vitkuttelematta kalenteriini, joten sähköposti pysyy tyhjänä tai lähes tyhjänä.

Sellaisista asioista, jotka on hoidettava heti aamulla (uimavälineet kuivaustelineeltä päiväkotireppuun tai nyyttikestieväät kouluun) laitan lisäksi tarralapun ruokapöytään. Siitä se osuu parhaiten asianomaisen perheenjäsenen aamutokkuraisiin silmiin.

Sujuvuutta arkeen

David Allen korostaa suunnittelun ja visioinnin merkitystä. Kun mieli vapautetaan muistuttelemasta arkipäivän pienistä asioista, jää tilaa keskittyä olennaiseen.

Visioinnin ja prioriteettilistaukset voi puolestani kuitenkin jättää työelämään. Kun on kyse perheen arjen palapelin koostamisesta, riittää että pysyy asioiden päällä. Päiväkodin askartelupäivään tarvittavia kierrätysmateriaaleja ei tarvitse keksiä yllätyspaniikissa aamulla viisi minuuttia lähtöajan jälkeen eikä lapsen rokotusajan varaaminen neuvolasta pompahda mieleen yön pikkutunteina.

Enpä olisi uskonut, että näin pieni asia – käsilaukkuuni mahtuva uusi kalenteri – voi tuoda näin paljon mielenrauhaa. Millaisin keinoin sinä pysyt arjen aikataulusirkuksen pomona?

0 vastausta artikkeliin ”Tolkkua arjen sirkukseen

  1. Tanja

    Minun pääasiallinen strategiani on sen periaatteen noudattaminen, että juuri mitään ei ole pakko tehdä. Jos elämääni hallitsee vaatimus ”ajanhallinnasta”, se tarkoittaa, että on tullut aika karsia elämästä turhia asioita pois, esim. perheellä on liikaa aikataulutettuja harrastuksia, kodinhoitoon on syntynyt liikaa arkea kuormittava taso tai sosiaalinen elämämme on liian vilkasta. Sitten vaan karsitaan, jotta saadaan arkea löysemmäksi ja iltoja tyhjiksi.

    Tehtävälistoja kirjoitan nykyään vain yhdelle kaupunkireissulle kerrallaan. Loput asiat tulevat tehdyksi sitä mukaa kun niitä on pakko tehdä – tai sitten jäävät tekemättä ja unohtuvat. Toistaiseksi mitään pahaa ei ole meidän perheelle tällä strategialla käynyt.

    Vastaa
    1. Paikka kaikelle Artikkelin kirjoittaja

      Kiitos Tanja kommentistasi. Hienoa, että arjessasi on rentoutta – sitä kohti! Olen kanssasi samaa mieltä siitä, että tarve ”hallita aikaa” syntyy siitä, että ohjelmanumeroita on liikaa. Aivan samalla tavalla tarve järjestää tavaroita syntyy, kun tavaraa on liikaa. Silloin pitää laittaa stoppi uuden tavaran hankkimiselle tai järjestämisestä ei pääse koskaan.

      Omassa elämässäni on paljon ulkoa tulevaa ohjelmaa, kuten nuo lasten päiväkoti- ja koulumenot ja -muistamiset. Lapsilla on harrastuksia, ja esimerkiksi uimakoulut on käytävä nykyään vapaa-ajalla. Toisaalta en haluaisi, että lapseni harrastaisivat (kilpa)urheilulajia, jossa treenejä on useita viikossa. Olemme myös puolisoni kanssa molemmat valinneet työn, joka on yhtäältä hyvin joustava mutta toisaalta varsin kiireistä toistuvine määräaikoineen. Perheen aikuisilla on paitsi ambitioita työelämässä myös omia harrastuksia, joista osa on aikatauluun sidottuja. Näin on varmaan monessa muussakin perheessä.

      Kyse on pohjimmiltaan elämänvalinnoista: esimerkiksi kotiäidillä on varmasti vähemmän täydet aikataulut kuin ”uraäidillä” ja kotikoulussa sitä aikataulujoustoa vasta olisikin. Päiväkotihoito ja peruskoulu johtavat aikataulujen puolesta tiettyihin asioihin ainakin, jos pyrkii noudattamaan niitä ohjelmia, joita siltä suunnalta tulee. Harrastukset voinee jättää pois ilman, että lapsi tai aikuinen siitä vahingoittuu, mutta useimmiten harrastuksia on siksi, että ne kuitenkin tuovat lisäarvoa elämään. Kun on tällaisen elämän valinnut, on parasta yrittää selvitä siitä niin yksinkertaisin keinoin kuin voi.

      Vastaa
  2. Virpi Jumisko

    Ajanhallinta itselläni on tullut helpommaksi myös ihan perus, käsilaukkuun mahtuvalla kalenterin avulla, ja myös kännykän muistutusten avulla. Joskus asiat olivat kaaos päässä ja Post-It muistilappuja oli työkoneen näyttötäynnä ja paperiset työpöydällä pinoina ja sikin sokin. Kotia en juuri lippusia ole kerännyt.
    Nykyisin pointtina on että minulle ei enää kelpaa mikä vaan kalenteri, vuosi sitten löysin MamOnBis-kalenterin, jonka avulla sain ylenmäärin asioita järjestykseen ja myös tavoitteet kohdistettua niin yrityksen, kodin kuin omaan yrittäjä-työntekijä-reissulaisäidin elämään! Vuoden alussa, juuri nyt hahmotan vuodelle, tavoitteet, kirjaan projektit, jotka tiedossa, merkkaan asiakastapaamiset, siirrän markkinointivuosikellon kalenteriin, lasten harrastukset ja joskun omaa aikaa ja lomaa yms. jne. Viikottain suunnitelen mitä teen proriteetin mukaan ja usein siirtyvät myöhempiin viikkoihin…selailen ja näen mitä ja missä, ja päivitän kalenteria, sehän elää jatkuvasti. Ja AVOT, ihme on tapahtunut . Tiedän missä meen ja minne meen!! Puhelimeen laitan tärkeimmät tai hassuimmat muistukset!
    Onneksi voi todeta että toinen lapsista kun on lukiolainen, hän ONNEKSI hoitaa omat asiansa, niin ettei minun juurikaan tarvii muistaa mitään. Toisin kun taas nämä 3lkan Wilma- viestintä on kyllä muuttunut vuosien myötä meille vanhemmille haastavaksi… kun vertaan esikoiseeni!!
    Olen ollut muutama vuosi sitten Ajanhallinta kurssilla työpaikan puolesta, ja jotenkin en saanut siitä irti sitä mitä odotin. Pelkkä tämä kalenteri sai asiat järjestykseen aikataulullisesti, ja hintakin oli kohtuullinen 🙂

    Vastaa
  3. Paikka kaikelle Artikkelin kirjoittaja

    Kuulostaa todella suunnitelmalliselta, Virpi! Kyllä hyvä kalenteri on niin yrittäjän kuin äidinkin paras kaveri varsinkin silloin, kun työ/elämässä on paljon asioita meneillään.

    Vastaa

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *