Aihearkisto: Ajanhallinta

Onko niin kiire, ettet ehdi järjestää?

Omassa arjessani kolmen lapsen yrittäjä-äitinä olen huomannut, että kun kiire lisääntyy, myös kaaos lisääntyy.

Läpystä vaihto ja vanhemmat työmatkalle vuoropäivinä. Wilmasta puskee keskimäärin kahdeksan viestiä päivässä (yhdelle luistimet, toiselle eväät, kolmannelle jotain, jonka unohdan ennen kuin ehdin kirjoittaa sen kalenteriin). Tehtävälistallani on koko ajan 27 tekemätöntä työtä. Ehdin viisi päivässä sekä kirjata ylös seitsemän uutta.

Autenttinen kuva ammattijärjestäjän kotoa! Luistimia on etsitty vintiltä, lakanahommat ovat jääneet odottamaan vuoroaan pöydän takana pilkottavaan ikeakassiin, etäpäivää sohvalla pitävän puolison duunit ovat pitkin poikin pöytää, samoin lapsen.

Kotona tämä näkyy siinä, että tavaroita alkaa holtittomasti kasaantua vääriin paikkoihin kuin hiekkadyynit kovalla tuulella. Kiireessä tulee laskeneeksi tärkeitä esineitä mihin sattuu, sitten niiden etsiskelystä tulee lisää kiirettä. Unohduksia sattuu. Kiire voi olla suorastaan elämänvaihe, puhutaan lapsiperheiden ”ruuhkavuosista”. Olen kyllä huomannut, että sekin pitää paikkansa, että ”eläke on ihmisen kiireisintä aikaa”.

Kun kiire lisääntyy, myös kaaos lisääntyy.

Jos tunnistat, että oma sekamelskasi syntyy sen seurauksena, että olet jatkuvasti ryntäämässä asiasta ja tekemisestä toiseen etkä sitten pienen tauon koittaessa enää jaksa tarttua sotkujen siivoamiseen, peli ei ole menetetty.

Ota käyttöön toimivan järjestyksen resepti, jota sovellan kaikessa kodin järjestämisessä.

1. Sopiva määrä tavaroita – tai tässä tapauksessa siis tekemistä. Vilkaise kalenteriisi: onko siellä jotain sellaista, minkä voisi raivata pois ja mikä ei tuota iloa? Karsi!

2. Paikka kaikelle, myös järjestämistyölle. Tee kaaoksenhallinnalle paikka kalenteriisi. Aloita viidestä minuutista päivässä ja käytä se pahimpaan ongelmakohtaan, oli se sitten tiskipöytä tai eteinen. (Tästä pääset Paikka kaikelle -ryhmään, jossa tänä vuonna teemme viiden minuttin järjestämishaasteita.) Jos alkaa sujua, lisää päivittäisen raivaustuokion mittaa kymmeneen tai viiteentoista minuuttiin. Ajoita työ sellaiseen hetkeen, jolloin et ole vielä rättipoikki.

3. Kaikki paikoilleen – järjestys ei pysy ilman sitä tukevia tapoja ja rutiineja. Saat päivittäisen järjestämishetken muuttumaan tavaksi, kun muistutat itseäsi siitä vähintään kuukauden ajan, ehkä pidempäänkin. Tee päivittäin samaan aikaan toistuva muistutus puhelimeen tai kiinnitä jääkaapin oveen tsekkauslista, johon saat ruksia aina kun viisiminuuttisesi on tehty. Näin tapa hiljalleen automatisoituu.

Oletko liian kiireinen järjestämään? Vai oletko selättänyt kiireen? Jaa kommenteissa vinkkisi aikapulan taltuttamiseen!

Ammattijärjestäjän vinkkipankki auttaa sinua mahtumaan kotiisi. Tilaa alta suoraan sähköpostiisi.


Perheet aikapulassa – pelastaako sähköinen kalenteri?

Amerikkalaisen ekonomistin ja sosiologin Thorstein Veblenin klassikkoteos The Theory of the Leisure Class vuodelta 1899 kuvasi joutilasta luokkaa, jonka elämäntapaa leimasi kerskakulutus ja vapaa-ajan suuri määrä. Joutilaisuus oli yläluokan keino erottautua työtä tekevistä alemmista luokista. Aiemmin oletettiin, että talouden kasvu johtaisi joutilaan elämän yleistymiseen länsimaissa. Kävi toisin. Vapaa-ajan määrä on menettänyt merkityksensä statuksen osoittajana. Nykyään etuoikeutetussa asemassa olevat tekevät enemmän ansiotöitä kuin muut. He myös kokevat muita suurempaa aikapulaa, sillä heidän vapaa-ajanviettonsakin on intensiivisempää. Toisin sanoen heillä on kalenteri täynnä menoja – joogaretriittiä, taidenäyttelyitä, viikonloppumatkoja Berliiniin – työajan ulkopuolellakin.

Suomessa kiireen tuoma status risteää jännittävästi lapsiperheiden ajankäyttöä koskevan moralistisen puheenparren kanssa. Se korostaa perheasiantuntijoiden suulla kiireettömyyden ja ”tavallisen arjen” merkitystä. Huonot vanhemmat grillaavat lapsiaan harrastuksilla (joilla pyritään takaamaan asiantuntijoiden toisaalla vaatima määrä hikiliikuntaa sekä yleissivistykseen kuuluvat pianonsoittotaidot). Samat kyvyttömät vanhemmat ovat niitä, joilla on niin kiire luoda uraa, että lapsia pahojen puheiden mukaan pidetään päivähoidossa kaksitoista tuntia päivässä. Perhejärjestöjen kampanjan video kuvaa, miten nämä pahikset epäonnistuvat vanhemmuudessaan, kun työ tunkee mukana kotiin ja ”perheaikaan”. Kiire ei siis tuokaan statusta, jos kiireinen henkilö on lapsiperheen vanhempi.

Aikapula on siis osoitus hyvästä asemasta tai huonosta vanhemmuudesta riippuen siitä, mistä näkökulmasta asiaa tarkastelee. Tässä blogissa aikapulaan suhtaudutaan kuitenkin käytännöllisenä ongelmana, jota voi yrittää ratkoa yksinkertaistamalla ja järjestämällä omia ja perheen menoja. Viime vuonna otinkin ajankäyttöhaasteistani otteen hankkimalla kalenterin, jossa pystyy pitämään viikoittaista tehtävälistaa. Se yhdistettynä puhelimeen ajastamiini muistutuksiin toimi hyvin omalla kohdallani. Sen sijaan viisihenkisen perheen menojen perässä pysyminen on ollut jatkuvaa päivitysten moniajoa: omaan kalenteriin, puolison kalenteriin ja keittiön seinälle. Arvatkaa miten usein joku perheessä ei ole kartalla siitä, missä mennään?

Syyskuussa sain tarpeekseni ja päätin siirtää perheen sähköiseen kalenteriin. En jaksanut perehtyä vaihtoehtoihin sen enempää, vaan otin käyttöön Google Calenderin (tsekkaa täältä kätevä ohje), jota kaveriperheessäkin käytetään. Sitä paitsi se on ilmainen ja meillä oli jo tunnukset valmiina.

Elämäntahdin intensiivisyyden puolesta perheeni selvästikin kuuluu etuoikeutettujen, mutta paheksuttavien joukkoon. Kuvassa on erään syksyisen viikon menoja koko perheen sähköisessä kalenterissa. Totuuden vuoksi on mainittava, että viikko oli poikkeuksellisen kiireinen.

Elämäntahdin intensiivisyyden puolesta perheeni selvästikin kuuluu etuoikeutettujen, mutta paheksuttavien joukkoon. Kuvassa on erään syksyisen viikon menoja koko perheen sähköisessä kalenterissa. Totuuden vuoksi on mainittava, että viikko oli epätavallisen kiireinen.

Sähköisen kalenterin plussat

Pienen alkusählingin jälkeen kalenteri on ollut helppo käyttää. Jokaisen perheenjäsenen menoille on oma, helposti erottuva väri. Omat työmenoni näkyvät vain minulle. Toistuvien menojen lisääminen ja muokkaus on naurettavan helppoa sen sijaan, että käsipelillä täyttäisi paperikalenteria samoilla asioilla sivu toisensa jälkeen. Kalenterisovelluksen voi ladata myös älypuhelimeen ja se synkronoi merkinnät tietokoneeseen.

Erityisesti tykkään siitä, että tapahtumiin voi lisätä muistutuksen, jonka saa sekä kännykkään että sähköpostiin valitsemaansa aikaan. Kätevää on sekin, että kaikki käyttäjät voivat lisätä kalenteriin menojaan. Myöhemmin myös lapset voi liittää käyttäjiksi samaan kalenteriin. Kännykässä oleva kalenteri vapauttaa tilaa käsilaukusta ja on aina mukana.

Sähköisen kalenterin miinukset

Vaikka muistutukset ovat sähköisen kalenterin parhaita puolia, on niissäkin rajoituksensa. Puolison tekemistä merkinöistä ei tule minulle muistutusta, ellen huomaa itse käydä lisäämässä sellaista. En saa myöskään ilmoitusta hänen tekemistään merkinnöistä vaan minun pitää itse hoksata ne kalentereista. Se on jo johtanut vähemmän mieluisiin aikatauluyllätyksiin. Voi toki olla, että emme vain ole keksineet ruksia asetuksista oikeaa kohtaa.

Selkein puute sähköisessä kalenterissa on kuitenkin sen huono hahmotettavuus paperikalenterin viikkonäkymään verrattuna. Tai ehkä kyse on heikosta ulkoasun muokattavuudesta, joka jossain toisessa sähköisessä kalenterissa olisi parempi. Tietokoneella viikkonäkymä on hyvä, mutta puhelimen viikkonäkymä on naurettava minilistaus, josta ei saa minkäänlaista tilannekuvaa. Olipa näkymä viikko, kolme tai yksi päivää, ongelmana kaikissa on kuitenkin se, että koko päivä ei näy aamusta iltaan yhdellä näytöllä vaan näyttöä on rullattava. Oma kapasiteettiini ei useinkaan riitä siihen, että pystyisin iltanäyttöön rullatessa muistamaan mitä aamunpuolella oli…  Merkinnät myös lipsahtavat helposti väärään päivään.

Lisäksi sähköisen kalenterin heikkoutena eritoten omien käyttötottumusteni kannalta on viikon tehtävälistan puuttuminen. Yritin aluksi ylläpitää sekä sähköistä että paperikalenteria, mutta se osoittautui liian vaivalloiseksi. Hylkäsin paperikalenterin, mutta tehtävälistani jäi sinne. Säilytän laskuja ja muita juoksevia asioita kalenterin välissä, puhelimen väliin niitä ei saa millään. Toista kuukautta olin pääasiassa ulalla asioista, jotka olivat paperikalenterissa tai sen välissä.

Muistikirja kumoaa miinukset?

MuistikirjaLopulta keksin ottaa käyttöön muistikirjan. Siinä yksi sivu vastaa viikkoa. Tällöin eri tahtia kulkevia tehtäviä voi listata eri viikoille. Yksi jaottelematon muistilista luultavasti vain pitenisi pitenemistään alkupään hoitamattomien asioiden kadotessa esihistorian hämärään. Paperikalenterissa minulla oli muistiinpanosivuilla myös temaattiset listat asioista, jotka eivät ole kiireellisiä, mutta jotka haluan pitää mielessä. Ne ovat esimerkiksi aikeita kodin kohennustöistä, suunnitelmia järjestämishommieni kehittämiseksi, tutkijantyön pitkäaikaisia asioita, kirjatilaus- ja hankitalista ja niin edelleen. Ne siirtyivät muistikirjani takasivuille. Lisäksi voin laittaa laskut ja sen sellaiset muistikirjan väliin. Jännittävää nähdä, opinko uusille tavoille.

Miten olette ratkaisseet perhekalenterin ongelman? Ja te, jotka käytätte sähköisiä kalentereita, mikä kalenteri käytössä? Entä miten hoidatte asiat, jotka kokeilen nyt saada järjestykseen muistikirjalla?


Lastenhuone kaaoksessa? Tilaa ammattijärjestäjän neuvot!


Kirjallisuus

Thorstein Veblen: The Theory of the Leisure Class: An Economic Study of Institutions. 1899.

Tomi Oinas, Timo Anttila & Jouko Nätti: Yhteiskuntaluokat ja ajankäyttö Suomessa. Luokaton Suomi? Toim. Jani Erola. Gaudeamus 2010.

 

Kädet peiton päälle

Oletko koskaan unohtunut selaamaan Instagramia tai Twitteriä pidemmäksi aikaa kuin suunnittelit? Lueskellut keskustelupalstoja? Klikkaillut auki kaverien postaamia linkkejä? Oletko julkaissut profiilissasi omakuvan? Olet sortunut digitaaliseen masturbaatioon, hyi hyi.

Kirjailija ja tv-kasvo Jari Tervo nuhtelee meitä itsesaastuttajia kovin sanoin Seura-lehden puheenvuorossaan Digitaalinen masturbaatio tekee ihmisestä kävelevän selfiekepin. Hänen mukaansa ”suomalaisen” aika kuluu netissä kissavideoita katsellen ja siksi ”suomalainen” ei ehdi lukea kirjoja. Kirjojen lukeminen olisi tärkeää, koska lukematon ihminen ”ei pelaa täydellä pakalla”. Jos lukutaito jää kehnoksi, jää kehnoksi myös ymmärrys. Toki kirjailija on huolissaan myös siitä, että kirjojen ostaminen vähentyy.

Tervon puheenvuoro liittyy Suomen kirjasäätiön julistamaan lukurauhan päivään, joka kannustaa suomalaisia lukemaan enemmän. Kirjailija on tietysti oikeassa siinä, että hyvä lukutaito ja lukemisen avulla saavutettava lähdekriittisyys ovat tärkeimpiä kansalaistaitoja. Tästä olen hänen kanssaan aivan samaa mieltä.

Kiinnittäisin kuitenkin huomiotanne siihen, miten Tervo puhuu sosiaalisesta mediasta ja ”suomalaisesta”. Suomalaisen aika kuluu somessa selatessa ”välkkyvää sälää” tai jakaessa kuvia ”unohtumattomasta perseestään”. Suomalainen ei siis osallistu sosiaalisessa mediassa poliittiseen keskusteluun, etsi ruokareseptejä illalliselle tai perehdy ammattiyhdistysten toimintaan kouluesitelmää varten. Ehei, hän selailee pahaa nettiä eli saastuttaa itseään. Alatyylinen puhe takapuolista ja itsetyydytyksestä alleviivaa asian paheksuttavuutta.

Ideaalisuomalainen sen sijaan pitää kädet peiton päällä: hän ostaa kirjan, syventyy romaanitaiteeseen ja sivistyy. Sen myötä tulee kaikki, mitä inhimillisessä kulttuurissa voi pitää tärkeänä.

Tervon puheenvuoro toistaa eliitin pitkäaikaista tapaa ylenkatsoa rahvaan kulttuuria: milloin on ollut pahasta kepeä viihdekirjallisuus, rockmusiikki, sarjakuvat, milloin taas Salatut elämät tai videopelit. Ja nyt sitten sosiaalinen media. Jokaisella vuosikymmenellä löytyy syy uuteen kansalaisten – varsinkin nuorten kansalaisten – rappiota koskevaan moraalipaniikkiin.

Tervon kirjoitus noudattaa myös suomalaisuuden kuvaamisen vakiintunutta käsikirjoitusta, jota mediatutkija Hannu Nieminen on analysoinut. Siinä suomalaisuus ensinnäkin määritellään ongelmana (suomalainen ei lue), toiseksi suomalainen on joku toinen, jonka ulkopuoliseksi kirjoittaja asemoi sekä itsensä että lukijansa (Tervo ei kirjoita ”meistä”), ja kolmanneksi suomalaisuus rakennetaan vertailulla julkilausumattomiin normatiivisiin ihanteisiin, joita kirjoittaja itse edustaa (kirjailijana, ei ehkä niinkään tv-kasvona tai Seura-lehden kolumnistina).

No niin. Nyt kun on tullut selväksi, että tutkiva ammattijärjestäjä pitää kirjailijan ja tv-kasvon puheenvuoroa moralisoivana, voimme siirtyä asian käytännönläheiseen puoleen. On toki niin, että ihminen voi kehittää itselleen someriippuvuuden tai ihan muuten vain toivoa muutosta ajankäyttöönsä, niin että ehtisi enemmän lukea, liikkua, katsoa televisiota tai viettää aikaa muiden ihmisten kanssa IRL. Tässä muutamia vinkkejä, jotka auttavat pitämään kädet kurissa.

Keskitä. Älä klikkaa kiinnostavia linkkejä auki vaan siirrä ne avaamatta selaimen lukulistalle (toimii ainakin Safarissa). Päätä, että luet listalla olevat linkit päivän päätteeksi tai kahdesti viikossa. Tulet huomaamaan, ettet muista suurimmasta osasta, miksi olet pitänyt niihin perehtymistä niin tärkeänä. Voit hyvillä mielin deletoida suurimman osan listastasi.

Rajaa. Valitse itsellesi mieluisimmat some-kanavat. Joka tuutissa ei tarvitse olla mukana. Seuraa vain niitä, joista on eniten iloa tai hyötyä.

Ajasta. Ennen vanhaan televisio-ohjelmat katsottiin niiden lähetysaikaan. Päätä, että some-lähetys alkaa kello 21 ja päättyy kello 22. Sulje kone ja vie älylaite kaappiin. Tarvittaessa käytä ajastinta tai munakelloa.

Ulkoista. Lipeätkö lähetysajastasi? Ei hätää, itsekuria saa nykyään sovelluskaupasta maksutta ja pikkurahalla. MinutesPlease, SelfControl (Macille), Freedom (Macille) tai Cold Turkey (PC:lle) sulkevat haluamasi sivun valitsemakseni ajaksi. Rescue Time seuraa konettasi ja selvittää, mihin käytät aikasi. Moment tekee saman iPhonelle ja BreakFree Android-laitteille. Checky taas laskee montako kertaa päivässä avaat älypuhelimesi. (Disclaimer: En ole itse kokeillut mitään näistä ohjelmista – enkä saa mitään linkkien jakamisesta – joten kokeile omalla vastuulla.)

Vieroita. Jos riippuvuutesi alkaa olla testatusti korkealla tasolla, laita some kokonaan tauolle.

Korvaa. Ala lukea niin vetävää kirjaa, että unohdat mennä nettiin.

Lopuksi haluan huomauttaa, että luet tätä kirjoitusta sosiaalisesta mediasta.

*

Kirjallisuus
Hannu Nieminen: Millaista suomalaisuutta media rakentaa ja miten se sen tekee. Tiedotustutkimus 2001:2.

Tolkkua arjen sirkukseen

… eli miten saat aikataulut hallintaan ja sähköpostin tyhjäksi IMG_6493

Sain vihdoin luettua loppuun David Allenin klassikoksi nousseen ajanhallintaoppaan Getting Things Done (suomeksi Kerralla valmista). Kirjasta ei meinannut millään tulla valmista, koska Allenin järjestelmä tuntui kovin hankalalta monipolvisine prosessikaavioineen. Osa tekstin raskaudesta menee huonon käännöksen piikkiin, joten lukekaa kirja mieluummin alkuperäiskielellä, jos voitte.

Lapsiperheen aikatauluhaasteet

Kirja on suunnattu bisnespomoille ja urahaukoille, jollaiseksi en itseäni tunnista. Omat ajanhallinnan haasteeni kun liittyvät ennen kaikkea kurahousujen, matikankokeiden ja neuvolakäyntien muistamisiin. Nykyään työaikataulujen koostaminen ei tunnu lainkaan niin vaikealta kuin arjen perhesirkus, jossa taiteillaan erilaisten vapaa-ajan menojen yhteensovittamisen sekä koulusta, päiväkodista ja lasten harrastuksista vanhemmille lankeavien tehtävien kanssa.

Sanon nimenomaan lankeavien, sillä näihin aikatauluihin ei yleensä pysty itse vaikuttamaan. Mitä sujuvammaksi tiedonvälitys vanhempien suuntaan on muuttunut, sitä enemmän ja yksityiskohtaisempia ohjeistuksia vanhemmat saavat. Ei riitä, että pakkaa päiväkotilaisen reppuun luistimet, kypärän, villasukat ja ohjeenmukaiset eväät juuri oikeana aamuna sekä saattaa lapsen tarhaan varttia normaalia aikaisemmin, myös lasten koulunkäynti on yhä enemmän vanhempien vastuulla. Koulun ja kodin väliseen yhteydenpitoon tarkoitetun ohjelman Wilman kautta opettajat jakavat muistutuksia unohtuneista allekirjoituksista ja vääränlaisista jumppavaatteista myös äideille ja isille.

Ja tietysti elämässä on vielä muutakin kuin työ ja lapset: omat harrastukset ja järjestötoiminta, kodin ja kesäasunnon kunnossapito sekä omat ja puolison sellaiset menot, jotka vaikuttavat muiden perheenjäsenten aikatauluihin. Monilla vielä autot ja lemmikitkin huollettavina. Näitä asioita kuitenkin pystyy yleensä sumplimaan toisella tavalla kuin koulun liikuntapäiviä tai tanssiesitykseen vaaditun sammakkopuvun valmistamista.

Pohdinkin Allenin kirjaa lukiessani, miten sen oppeja voisi soveltaa lapsiperheen arjen pyörittämiseen. Vaikka pidän Allenin kokonaisjärjestelmää liian monimutkaisena, poimin kirjasta muutamia ideoita kokeiluun. Nyt kun olen testannut niitä läpi hengästyttävän kiireisen joulukuun, uskallan todeta ne toimiviksi.

Kaikki tieto yhteen paikkaan

Olen aina keventänyt muistiani listoilla. Yleensä listat ovat liittyneet kiireiseen vaiheeseen työtyössäni. Kun mielessä pyörivät asiat antaa listan muistettavaksi, oma mieli kevenee ja stressi helpottaa.

IMG_1821Niinpä minulla on ollut työhöni liittyviä muistutuksia post it -tarralapuilla, sähköpostissa ja nettiselaimen avoimina välilehtinä, lasten asioihin liittyviä muistutuksia keittiön seinässä, kalenterissani ja puhelimessani sekä puolison menot näkyvillä omassa kalenterissani (vaihdamme tiedot lounaspalaverilla tai sähköpostitse).

David Allenin kirjassa käytetään termiä keräilypiste paikasta, johon kaikki toimenpiteitä vaativat asiat lasten hammaslääkäriajoista firman suunnittelupäivään kerätään. Totesin, että minulla on tiedot liian levällään. Asiat ovat meillä näinkin tulleet tehtyä, mutta olen kokenut, että kokonaiskuva uupuu ja joudun kannattelemaan asioita liikaa mielessäni. Päätin siirtyä yhden ainoan muistipaikan systeemiin. Se tuntui riittävän simppeliltä toteuttaa.

Yksinkertainen menetelmä on paras menetelmä

Monet luottavat nykyään erilaisiin ajanhallintasovelluksiin (kaverit suosittelivat eritoten Todoist-ohjelmaa, jota aionkin vielä tulevaisuudessa kokeilla), mutta joskus yksinkertainen on yksinkertaisin varsinkin, jos on kiire saada se käyttöön. Koska vuosi oli jo kääntymässä kohti loppuaan, kävin ostamassa uuden kalenterin. Kalenterin teknologia on minulle vanhastaan tuttu ja näin säästyin uuden sovelluksen opettelemisen vaivalta. Uudessa kalenterissani on aukeamalla on yksi viikko ja tilaa viikoittaiselle tehtävälistalle.

IMG_6474Keräsin kaikki tarralappuni, työmuistilistani, Wilma-viestit, päiväkodin kirjeet, jumppa-aikataulut, muut lippulappuset ja mieleen pullahdelleet asiat sekä avasin sähköpostin ja nettiselaimen välilehtineen. Näiden pohjalta tein kalenterin lopussa oleville tyhjille sivuille aiheenmukaiset muistilistat asioista, jotka ovat meneillään tai jotka on saatava aikaiseksi, mutta jotka eivät ole kiireellisiä (työ, lapset, koti, puolison vastuulla olevat yhteiset asiat ja niin edelleen).

Ajankohtaiset asiat merkitsin joko kalenteriin tai asianmukaisen viikon tehtävälistaan. Kun asia on tehty, viivaan sen yli. Jos jokin vähemmän kiireinen asia jää tekemättä viikon tehtävälistalta, siirrän se seuraavalle viikolle. Hallinnantunne lisääntyi välittömästi sadalla prosentilla!

Tahattomana lisäbonuksena sähköpostini saapuneiden viestien kansio tyhjeni kokonaan. Olen tähän asti käyttänyt sähköpostia yhtenä muistilistana asioista, jotka ovat ”auki”. Viestejä inboxissani on yleensä ollut 10–30. Nyt siirsin nämäkin asiat kalenteriin ja siirsin avoimet sähköpostiasiat arkistoon. Tadaa!

Säännöllinen seuranta

David Allen painottaa keräilypisteen säännöllistä tyhjentämistä. Nyt kun kaikki muistettavat asiani ovat kalenterissa, seuranta on helppo toteuttaa. Aiemmin tulin nopeasti sokeaksi muistilistoilleni. Selaan kalenteria päivittäin ja katson takasivuilla olevat muistilistat läpi vähintään kerran viikossa. Tarvittaessa siirrän sieltä asioita viikoittaiseen tehtävälistaani. Puolisoni kanssa synkronoimme kalenterien tiedot edelleen säännöllisesti, joten en ole yksin vastuussa perheen asioiden muistamisesta.

Lisäksi kirjoitan mieleen juolahtavat tehtävät ja muistettavat asiat ylös mahdollisimman pian. Siirrän myös sähköpostista tärkeät päivämäärät vitkuttelematta kalenteriini, joten sähköposti pysyy tyhjänä tai lähes tyhjänä.

Sellaisista asioista, jotka on hoidettava heti aamulla (uimavälineet kuivaustelineeltä päiväkotireppuun tai nyyttikestieväät kouluun) laitan lisäksi tarralapun ruokapöytään. Siitä se osuu parhaiten asianomaisen perheenjäsenen aamutokkuraisiin silmiin.

Sujuvuutta arkeen

David Allen korostaa suunnittelun ja visioinnin merkitystä. Kun mieli vapautetaan muistuttelemasta arkipäivän pienistä asioista, jää tilaa keskittyä olennaiseen.

Visioinnin ja prioriteettilistaukset voi puolestani kuitenkin jättää työelämään. Kun on kyse perheen arjen palapelin koostamisesta, riittää että pysyy asioiden päällä. Päiväkodin askartelupäivään tarvittavia kierrätysmateriaaleja ei tarvitse keksiä yllätyspaniikissa aamulla viisi minuuttia lähtöajan jälkeen eikä lapsen rokotusajan varaaminen neuvolasta pompahda mieleen yön pikkutunteina.

Enpä olisi uskonut, että näin pieni asia – käsilaukkuuni mahtuva uusi kalenteri – voi tuoda näin paljon mielenrauhaa. Millaisin keinoin sinä pysyt arjen aikataulusirkuksen pomona?